Resumen del puesto:

La Asistente Administrativa proporciona un apoyo esencial en las tareas administrativas y clericales dentro de la organización. Este rol tiene como responsabilidad la gestión de agendas, coordinación de citas, organización de reuniones y manejo de correspondencia, entre otras tareas.

• Asistir en el uso de computadoras para aplicaciones administrativas, como gestión de bases de datos y procesamiento de textos.
• Responder llamadas telefónicas, tomar mensajes y dirigirlas a las personas correspondientes cuando sea necesario.
• Colaborar en la creación y mantenimiento de bases de datos e información relevante.
• Ayudar en el establecimiento y gestión de sistemas de archivo (tanto electrónicos como en papel), actualizando y manteniendo documentos como registros de asistencia y correspondencia.
• Operar equipos de oficina, como fotocopiadoras, fax y sistemas telefónicos, y coordinar reparaciones cuando los equipos no funcionen correctamente.
• Recibir y atender a los visitantes y llamadas telefónicas, dirigiéndolos a las personas adecuadas según sus necesidades.
• Apoyar en la gestión de calendarios y agendas, programando citas y eventos según sea necesario.
• Colaborar en la realización de formularios y documentos administrativos siguiendo los procedimientos internos.
• Ayudar en la programación y confirmación de citas para clientes, superiores o departamentos internos.

La Asistente Administrativa juega un papel crucial en la eficiencia de la oficina, apoyando en tareas administrativas clave y contribuyendo a mantener un entorno de trabajo bien organizado. Este puesto es vital para asegurar que las operaciones diarias se realicen sin contratiempos, apoyando tanto al personal administrativo como a la dirección.