We are looking to hire an Administrative Assistant for one of our clients based in Roslindale, MA.  

The Administrative Assistant will play a crucial role in supporting the day-to-day operations of the office, ensuring efficiency and productivity. This is a full-time, on-site position that requires strong organizational skills and attention to detail in a fast-paced union environment.  This position is eligible for the full union benefit package.

Key Responsibilities:

• Inputs information into computer systems, updates databases
• Maintains accurate electronic and hard copy filing systems, retrieves and distributes documents
• Makes copies of documents and scanning files
• Creates and distributes documents, supports the preparation of reports as needed
• Communicates with various departments and other third parties to gather and provide information to support the leadership team
• Answers phones, provides information, and receives information concerning matters related to the department
• Prepares and/or edits written correspondence, communications, manuals, and reports
• Performs a variety of general office support duties; make copies, printing, scanning, filing, and faxing, maintain calendar of activities, meetings, and various events for assigned staff; receiving, sorting, and distributing incoming and outgoing correspondence and packages.

Qualifications:

• Bilingual in English and Spanish preferred 
• 5-7 years experience
• Experience in construction or union environment is a plus
• Administrative Assistance and Executive Administrative Assistance skills
• Strong clerical skills
• Organizational skills and attention to detail
• Ability to prioritize and multitask in a fast-paced environment
• Proficient in in Microsoft Office Suite – Word, Excel, and Outlook
• Excellent phone etiquette and communication skills
• Ability to meet deadlines and multi-task in a fast-paced environment
• Must be a self-starter, manage multiple tasks, and work independently while functioning as part of a cooperative team.
• Approachable, proactive, positive, and professional attitude