About Gunnebo:

Gunnebo Security Group is a global leader in security products, services, and solutions. Our comprehensive portfolio includes cash handling systems, safes and vaults, high-security locking systems, locksmithing, entrance security, and electronic security solutions. We proudly serve clients in banking, retail, CIT, public transportation, commercial buildings, and high-risk industrial sectors.

With competitive wages, a comprehensive health and dental plan, a retirement savings program, and a long-standing global presence, Gunnebo offers a stable and rewarding career environment.

Position Summary:

We are currently seeking a Service & Dispatch Coordinator to join our dynamic team in Montréal. In this role, you will be the key liaison between our clients, service partners, and field technicians, ensuring prompt and high-quality service delivery. You will manage service requests, coordinate dispatches, and support in-shop service operations while maintaining strong customer relationships.

Key Responsibilities:

• Respond to customer inquiries by phone and email, providing timely and professional service.
• Receive and process service orders via phone, email, or quoting system.
• Coordinate in-shop service requests, including:
• Prioritizing and organizing work orders
• Managing key requests
• Gathering information to order necessary parts
• (Optional) Key cutting and re-keying (training provided)
• Monitor and manage the in-shop and Montréal inboxes for service requests and technician updates.
• Source parts from inventory or submit purchase requests to administrators.
• Schedule customer appointments for service, pickups, and drop-offs.
• Receive incoming products: verify packing slips, receive in system, and submit appropriately.
• Ship products and keys to customers as needed.
• Support inventory control by submitting restocking requests and managing stock levels.
• Maintain technician toolkits, including Medeco pin kits for road and shop use.
• Coordinate and confirm service requests with clients.
• Dispatch technicians and subcontractors for scheduled and emergency service calls.
• Ensure real-time updates in dispatching systems for efficient service tracking.
• Schedule and coordinate recurring service calls, inspections, maintenance, and projects.
• Perform other administrative and operational tasks as required.

Qualifications & Experience:

• Proven experience in a customer service or dispatch coordination role.
• High school diploma or equivalent.
• Strong communication skills (written and verbal) in both English and French (preferred).
• Exceptional organizational and multitasking abilities.
• Ability to remain composed under pressure and manage competing priorities.
• Intermediate proficiency in Microsoft Office and service management systems.
• Self-directed with a proactive, problem-solving mindset.
• Ability to work independently while collaborating effectively with team members.
• Capable of lifting items over 25 kilograms.
• Willingness to undergo annual criminal background checks.
• Reliable and punctual with a commitment to high-quality service.

Please note: Gunnebo provides accommodation for employees with disabilities. If you require a specific accommodation because of a disability or medical need, please contact the HR Department so that arrangements can be made for the appropriate accommodations

Titre du poste : Coordonnateur(trice) du service et de la répartition (Bilingue)

Lieu : Succursale de Montréal

À propos de Gunnebo :

Le groupe Gunnebo Security est un leader mondial des produits, services et solutions de sécurité. Notre portefeuille complet comprend des systèmes de gestion des espèces, des coffres-forts, des systèmes de verrouillage haute sécurité, des services de serrurerie, des solutions de contrôle d’accès et des solutions de sécurité électronique. Nous desservons fièrement des clients dans les secteurs bancaires, du commerce de détail, du transport de fonds, des transports publics, des immeubles commerciaux et des industries à haut risque.

Avec des salaires compétitifs, un régime complet d’assurance maladie et dentaire, un programme d’épargne-retraite et une présence mondiale bien établie, Gunnebo offre un environnement de carrière stable et enrichissant.

Résumé du poste :

Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) Coordonnateur(trice) du service et de la répartition pour rejoindre notre équipe dynamique à Montréal. Dans ce rôle, vous serez l’intermédiaire clé entre nos clients, partenaires de service et techniciens sur le terrain, afin d’assurer un service rapide et de haute qualité. Vous gérerez les demandes de service, coordonnerez les répartitions et soutiendrez les opérations de service en atelier tout en maintenant d’excellentes relations avec la clientèle.

Responsabilités principales :

• Répondre aux demandes des clients par téléphone et par courriel en fournissant un service rapide et professionnel.

• Recevoir et traiter les commandes de service par téléphone, courriel ou via le système de devis.

• Coordonner les demandes de service en atelier, notamment :

o Prioriser et organiser les bons de travail

o Gérer les demandes de clés

o Rassembler les informations nécessaires pour commander les pièces

o (Optionnel) Coupe de clés et changement de combinaison (formation offerte)

• Surveiller et gérer les boîtes courriel de l’atelier et de Montréal pour les demandes de service et les mises à jour des techniciens.

• Trouver les pièces en inventaire ou soumettre des demandes d’achat à l’administration.

• Planifier les rendez-vous des clients pour le service, les ramassages et les dépôts.

• Recevoir les produits entrants : vérifier les bons de livraison, enregistrer dans le système et soumettre correctement.

• Expédier les produits et les clés aux clients selon les besoins.

• Soutenir le contrôle des stocks en soumettant des demandes de réapprovisionnement et en gérant les niveaux de stock.

• Maintenir les trousses à outils des techniciens, y compris les trousses Medeco pour usage routier et en atelier.

• Coordonner et confirmer les demandes de service avec les clients.

• Répartir les techniciens et sous-traitants pour les appels de service programmés et d’urgence.

• Assurer les mises à jour en temps réel dans les systèmes de répartition pour un suivi efficace du service.

• Planifier et coordonner les appels de service récurrents, les inspections, la maintenance et les projets.

• Effectuer d’autres tâches administratives et opérationnelles au besoin.

Qualifications et expérience :

• Expérience confirmée dans un rôle de service à la clientèle ou de coordination de la répartition.

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent.

• Excellentes compétences en communication (écrite et verbale) en anglais et en français (préféré).

• Solides capacités d’organisation et de gestion de multiples tâches.

• Capacité à garder son calme sous pression et à gérer des priorités concurrentes.

• Maîtrise intermédiaire de Microsoft Office et des systèmes de gestion de service.

• Autonomie avec un esprit proactif et axé sur la résolution de problèmes.

• Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec les membres de l’équipe.

• Capacité à soulever des objets de plus de 25 kilogrammes.

• Volonté de se soumettre à des vérifications annuelles des antécédents criminels.

• Fiabilité, ponctualité et engagement envers un service de haute qualité.

Veuillez noter : Gunnebo offre des mesures d’adaptation pour les employés en situation de handicap. Si vous avez besoin d’une adaptation particulière en raison d’un handicap ou d’un besoin médical, veuillez contacter le département RH afin que les arrangements appropriés puissent être pris.