HCSS is per direct op zoek naar een management en events assistent. Je gaat deel uit maken van een klein, maar zeer dynamisch secretariaat waarbij plannen, samenwerken en creatief & oplossingsgericht denken centraal staan. HCSS gaat een drukke periode tegemoet als mede-organisator van het NATO Public Forum dat plaatsvindt tijdens de NAVO-top in juni.

Over Den Haag Centrum voor Strategische Studies (HCSS):

HCSS is een onafhankelijke denktank met opdrachtgevers bij de overheid en in het bedrijfsleven. Ons team is hecht en functioneert als een geoliede machine. Het is een dynamische werkomgeving waar het tempo op gezette tijden hoog kan liggen. Naast de intensieve samenwerking is er zeker ook ruimte voor gezelligheid en een lach.

Over deze vacature

Als secretariaat verlenen wij ondersteuning aan de directie en de analisten. Deze baan is heel afwisselend: de hele dag switch je tussen verschillende taken, fungeer je als het aanspreekpunt binnen HCSS en kijk je telkens wat waar nodig is.

Wat ga je doen?

Je hebt een heel divers takenpakket waarbij je zowel secretariële als organisatorische werkzaamheden verricht.

• Alle voorkomende secretariële werkzaamheden, zoals het maken van in- en externe afspraken voor het management team, mede organiseren en voorbereiden van zowel interne als externe events, afdelingsuitjes, workshops etc.
• Samen met de eventmanager organiseer, coördineer en faciliteer je kleine bijeenkomsten tot zeer grote evenementen. Je hebt oog voor detail en zorgt ervoor dat alles op rolletjes verloopt.
• Ook neem je de telefoon aan, begroet je gasten en houd je de algemene mailbox bij.
• Facilitaire ondersteuning, zoals het bestellen van kantoorbenodigdheden en het regelen en reserveren van de vergaderruimtes.
• Eventueel creëren van content voor- en beheren van de social media accounts en website.

Wat wij van jou verwachten

• Je bent een echte allrounder, je werkt zelfstandig maar je bent ook een teamplayer;
• Je bent servicegericht, je vindt het leuk om een breed takenpakket te hebben, je kunt prioriteiten stellen in een hectische omgeving waarbij in de uitvoering een grote mate van flexibiliteit en nauwkeurigheid vereist is;
• Interesse in of ervaring met PR/Communicatie (o.a. social media planning tools, website content schrijven) is een pré;
• Je voelt je op je gemak in een internationale omgeving waar Engels regelmatig de voertaal is;
• Daarnaast ben je integer, representatief, secuur, stressbestendig en proactief.

Ben jij deze teamspeler, duizendpoot, probleemoplosser en is organiseren en plannen je tweede natuur, dan zoeken wij jou!

Bezit je bovengenoemde kwaliteiten en zijn de taken jou op het lijf geschreven, dan ontvangen wij graag jouw cv en een motivatiebrief o.v.v. “Management & Events Assistent”.

Versturen vóór donderdag 8 mei a.s. naar [email protected].

De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes. In een laatste gesprek bespreken we de arbeidsvoorwaarden. We streven ernaar de hele procedure binnen vier weken af te ronden.

Wat wij jou bieden:

Een tijdelijk contract met uitzicht op vast dienst verband, een werkweek van 40 uur (met de mogelijkheid om parttime te werken 32 of 36 uur) in een internationale werkomgeving op een prachtige locatie waar veel collegialiteit heerst en waar de werkweek wordt afgesloten op de vrijdagmiddag met ‘borrel & bites’. Goede arbeidsvoorwaarden waaronder een dertiende maand en een pensioenregeling.

Als je bij ons komt werken vragen wij je ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen.

Voorkom teleurstelling en solliciteer alleen als jouw profiel overeenkomt met onze wensen en eisen, we zijn benieuwd naar je motivatie!