Functieomschrijving
Het openbaar vervoer is een onmisbare vorm van mobiliteit in onze samenleving. Wij kunnen niet zonder onze treinen en bussen en ervaren allemaal hoe belangrijk het is dat dit goed werkt. Bij de directie Openbaar Vervoer en Spoor (OVS) binnen het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat zijn wij op zoek naar een management assistent die het gezicht en aanspreekpunt van de OVS-directie wil zijn. Klinkt dit als een rol voor jou? Lees dan verder!
Hoe jij bijdraagt in je rol
Als management assistent ondersteun je onze directeur. Hij kan erop rekenen dat jij hem ontzorgt. Als proactieve, klantgerichte en gedreven management assistent zorg je voor optimaal agendabeheer. Bij het plannen en organiseren van afspraken en vergaderingen denk je altijd een paar stappen vooruit. Dat het soms heel druk is, is voor jou geen enkel probleem; jij kunt namelijk goed prioriteiten stellen en werkt nauwkeurig.
In jouw werkzaamheden zoek je de samenwerking op met andere management assistenten, bijvoorbeeld wanneer de directeur met andere MT-leden deelneemt aan een overleg. Daarnaast reserveer je vergaderlocaties, bij ons op kantoor en op andere locaties. Je ontvangt bezoekers, verwerkt ziek- en betermeldingen van medewerkers en regelt bijvoorbeeld bloemen bij een jubileum.
Dit is waar jij voldoening uit haalt
Alle inkomende en uitgaande telefoontjes en (digitale) post handel je tijdig en correct af, je ontzorgt de directeur echt zodat hij zich kan focussen op zijn werkzaamheden. Dit geeft jou energie. En natuurlijk haal jij voldoening uit een verantwoordelijke functie waarin je werkt voor een werkgever met een groot maatschappelijk belang!
Hoewel het tempo soms hoog kan liggen is de sfeer binnen het secretariaat, dat bestaat uit 7 andere management assistenten, goed. Jullie werken binnen een formele afdeling, waar sprake is van fijn onderling contact. Dit is ook belangrijk binnen een directie met zo’n 130 collega’s. Jullie hebben ieder jullie eigen verantwoordelijkheden, maar blijven een team dat elkaar op de hoogte houdt van lopende zaken en de verbinding opzoekt. Hierdoor is het eventueel vervangen van elkaar bij afwezigheid geen enkel probleem.
- Benieuwd naar de toekomstdoelen van OVS in 2040? Klik op de link om te zien waar jouw toekomstige werkgever aan bij gaat dragen: Contouren Toekomstbeeld OV 2040.
Is jouw interesse gewekt? Solliciteer dan direct!
Wil je eerst nog sparren over de functie? Neem dan gerust contact op met Nikky Koopmans-Kroep, directie coördinator OVS, 06-15436012. Alvast meer weten of de organisatie? Lees dan de verhalen van jouw toekomstige collega's bij het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat!
Hoe solliciteer je?
Je kunt op deze vacature reageren via de knop "Solliciteer direct" onderaan deze pagina. We ontvangen dan graag jouw cv. Ter vervanging van de motivatiebrief lezen we graag jouw antwoord op de volgende 2 vragen:
- Beschrijf in maximaal 150 woorden waarom je bij het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) wilt werken.
- Geef een concreet voorbeeld waarin jouw competentie op het gebied van plannen en organiseren duidelijk naar voren komt.
Functie-eisen
- je hebt enkele jaren werkervaring in een soortgelijke rol
- je kunt prioriteiten stellen, voor jezelf of voor anderen
- je kunt bij weerstand of onverwachte omstandigheden overschakelen op een andere aanpak
- je gedraagt je volgens de normen en gedragscodes die voor de functie gelden
Je herkent je in de volgende eigenschappen:-
Je neemt initiatief, hebt een flexibele instelling en begrijpt dat je dag zomaar anders kan lopen. Juist die afwisseling vind je leuk — je schakelt gemakkelijk tussen onderwerpen en past je moeiteloos aan. Je werkt graag samen in een team en je helpt collega’s waar nodig. Je steekt graag je handen uit de mouwen en vindt het niet erg om onder druk te werken. Ten slotte werk je graag toe naar concrete resultaten en ben je goed in het bewaken van de voortgang van afspraken en het informeren van betrokkenen. Je zorgt er persoonlijk voor dat afspraken worden nagekomen
Arbeidsvoorwaarden
schaal 7
Maandsalaris: Min €3016 - Max €3879