Unternehmensbeschreibung:

Sonio ist ein Technologieunternehmen, das Lösungen im Bereich Identity Orchestration und digitale Identitäts-Wallets anbietet. Unsere Produkte ermöglichen individuell angepasste Verifizierungs- und Authentifizierungsprozesse und bieten gleichzeitig wiederverwendbare Identifikationsmöglichkeiten über unsere Wallet-Technologie.

Stellenbeschreibung:

Wir suchen eine hochorganisierte und proaktive Assistenz der Geschäftsführung zur Verstärkung unseres dynamischen Teams. Die erfolgreiche Kandidatin bzw. der erfolgreiche Kandidat wird die Geschäftsleitung umfassend unterstützen und für einen reibungslosen Ablauf im Managementbereich sorgen. Diese Position erfordert ein hohes Maß an Professionalität, Diskretion und die Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld effektiv zu arbeiten.

Hauptaufgaben:

1) Administrative Unterstützung

• Verwaltung und Organisation der Kalender der Geschäftsleitung, Terminplanung sowie Koordination von Geschäftsreisen
• Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz, Präsentationen und sonstigen Dokumenten
• Bearbeitung ein- und ausgehender Kommunikation, einschließlich E-Mails, Telefonate und Post

2) Koordination von Meetings

• Planung, Koordination und Vorbereitung von Besprechungsunterlagen, einschließlich Agenda, Präsentationen und Protokollen
• Organisation der logistischen Aspekte von Meetings, wie Räumlichkeiten, Technik und Bewirtung
• Nachverfolgung von Aufgaben und Sicherstellung der fristgerechten Umsetzung

3) Recherche und Berichtswesen

• Durchführung von Recherchen und Zusammenstellung relevanter Daten zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen
• Erstellung von Berichten, Zusammenfassungen und Präsentationen zu verschiedenen Themen
• Pflege und strukturierte Ablage von Unterlagen und Dokumentationen

4) Büroorganisation

• Verwaltung von Bürobedarf und Ausstattung sowie Sicherstellung eines funktionierenden Inventars
• Ansprechpartner*in für externe Dienstleister, Lieferanten und Hausverwaltung
• Sicherstellung eines sauberen, organisierten und professionellen Arbeitsumfelds

5) Veranstaltungsorganisation

• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Firmenevents, Meetings und Konferenzen
• Koordination von Einladungen, Teilnehmermanagement, Raumgestaltung und Catering
• Vor-Ort-Betreuung zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs

6) Unterstützung von Marketing und Vertrieb

• Mitwirkung bei der Erstellung und Verteilung von Marketingmaterialien (digital und print)
• Unterstützung von Marketingkampagnen, Social-Media-Aktivitäten und E-Mail-Marketing
• Organisation und Teilnahme an Vertriebsveranstaltungen, Messen und Ausstellungen
• Pflege und Aktualisierung von Kundendatenbanken
• Administrative Unterstützung des Vertriebsteams, z. B. bei der Erstellung von Berichten, Angeboten und Verträgen
• Durchführung von Marktanalysen zur Erkennung von Trends, Wettbewerbsaktivitäten und Geschäftsmöglichkeiten

Qualifikationen:

• Erfahrung: Mindestens 1 Jahr Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (Assistenz der Geschäftsführung oder ähnliches)
• Sprachen: Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Fähigkeiten:
• Ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Fähigkeit zum Multitasking und zur Priorisierung in einem dynamischen Umfeld
• Hohes Maß an Genauigkeit und Problemlösungskompetenz
• Selbstständige und teamorientierte Arbeitsweise

Persönliche Eigenschaften:

• Professionalität: Tritt jederzeit professionell auf und pflegt ein entsprechendes Erscheinungsbild
• Proaktivität: Erkennt eigenständig Handlungsbedarfe und unterstützt vorausschauend
• Zuverlässigkeit: Erfüllt Aufgaben gewissenhaft und termingerecht
• Anpassungsfähigkeit: Flexibel im Umgang mit wechselnden Anforderungen
• Diskretion: Vertraulicher und sensibler Umgang mit Informationen

Arbeitsumfeld:

• Die Position ist in einem Büro angesiedelt und umfasst eine reguläre Arbeitswoche von Montag bis Freitag
• Gelegentliche Überstunden oder Arbeit am Wochenende können erforderlich sein, insbesondere bei Veranstaltungen oder wichtigen Fristen
• Reisebereitschaft zur Begleitung der Geschäftsführung zu Meetings, Konferenzen oder Events wird erwartet