Amsterdam '- Noord-Holland - Netherlands

Als  BU Lead Contract Support, ter ondersteuning van de Contract Manager, bied je uitzonderlijke klantenservice en uitgebreide financiële en administratieve diensten aan onder leiding van het Contract Support Team. Je ondersteunt de Finance & Contract Support Manager met de maandelijkse en financiële rapportages. Het is essentieel dat de Lead Contract Support procedures en processen begrijpt en deze volgens de vereiste normen toepast, en best practices binnen het hele contract stimuleert.

Wat ga je doen?


Contract

• Begrijp, anticipeer op en voldoe aan de (interne en externe) behoeften van klanten terwijl je effectieve relaties opbouwt en de contractprestaties optimaliseert en effectief communiceert.
• Identificeer en help bij het implementeren van besparingsmogelijkheden om ervoor te zorgen dat de financiële besparingsdoelen van de klant en CBRE worden gemaximaliseerd.
• Stimuleer hoogwaardige commerciële prestaties door inzicht te krijgen in de contractuele verplichtingen, betere inkoop en gebruik van voorkeursleveranciers.
• Ondersteun de voorbereiding en uitvoering van maandelijkse contractbeoordelingen, bevorder het gebruik van AIQ.
• Ondersteun de contractmanager bij het opstellen van het maandelijkse klantmanagementrapport.
• Overleg met de klant over de betaling van facturen, escaleer indien nodig naar de contractmanager en los waar mogelijk problemen op.
• Introducties op locatie.
• Helpdesk: inclusief maar niet beperkt tot; het registreren, distribueren en afsluiten van reactieve oproepen op het gewenste systeem.
• Continu systemen ontwikkelen om de efficiëntievoordelen voor de klant en CBRE te maximaliseren.
• Contact onderhouden met de klant over diverse zaken en inspelen op hun behoeften, terwijl een sterke werkrelatie wordt onderhouden.
• Contact onderhouden met F&CSM om ervoor te zorgen dat de arbeidsverdeling up-to-date is en nauwkeurige rapportage aan de klant wordt gegarandeerd.
  
  

Mensen

• Stel een Contract Support Team op en zorg ervoor dat het team effectief wordt ingezet.
• Organiseer vergaderingen met het Contract Support Team om bedrijfsupdates en best practices te delen.
• effectieve uitvoering en begrip van het contract te garanderen.
• Ondersteun F&CSM bij de werving van nieuwe Contract Support.
• Schrijf alle nieuwe medewerkers in voor de verplichte Local FM Onboarding Training, en bied aanvullende training over het contract, de klant en de locatie.
• Stel vroegtijdig het ontwikkelingsplan en de verwachtingen vast en beheer de ontwikkeling van nieuwe medewerkers.
• Leid de teamprestaties door middel van motivatie en betrokkenheid.
• Voer jaarlijks beoordelingen en persoonlijke ontwikkelingsplannen uit wanneer nodig.
• Bied kennis en inzicht om anderen te coachen en te ondersteunen.
• Zorg ervoor dat het Contract Support-team op de hoogte is van alle deadlines en dat deze worden gehaald.
• Cultuurdrager en promoot best practices.
• Resultaten behalen binnen de kwaliteits- en tijdslimietenKwaliteit
  
  

Financiën

• Beheer het Contract Support Team bij de productie van factureringsapplicaties, bereken marges, stel facturen op en dien deze in bij de klant
• Ondersteun het hoofd Projecten bij het opmaken van verkoopfacturen.
• Beheer het Contract Support Team bij het beheren van belangrijke financiële statistieken vóór de maandafsluiting en communiceer duidelijke doelen en verwachtingen.
• Controleer Power BI-contract-KPI-rapporten zoals W&V, WOM, GRNI, verouderde niet-ontvangen OPO's en uitzonderingspool. Identificeer gebieden die aandacht vereisen en neem passende maatregelen om deze te verhelpen.
• Maak indien nodig inkooporders aan.
• Beheer de tijdige ontvangst van inkooporders.
• Ondersteun de Contract Manager bij het beheren van de contract-UBR/UER.
• Bewaak de schulden van klanten binnen de contractuele voorwaarden en escaleer vertragingen in de betaling naar de Contract Manager en los deze waar mogelijk op.
• Beheer het Contract Support Team bij het beheren van belangrijke financiële statistieken vóór de maandafsluiting en communiceer duidelijke doelen en verwachtingen.
• Houd waar nodig de volledige uitgaven bij.
• Beheer het wekelijkse commentaar van het team met betrekking tot WOM, schulden, uitzonderingspool en niet-ontvangen OPO- en GRNI-updates.
• Identificeer zwakke punten in het werkkapitaal van contracten; stel verbeterplannen voor en implementeer deze.
• Zorg voor kwalitatief hoogwaardige financiële prestaties om de winst- en verliesrekening te beïnvloeden.
• Ad-hoc rapportages op verzoek van de business unit of Business/Finance.
• Communiceer regelmatig met de BU Lead Contract Support & Finance Manager.
• Haal belangrijke deadlines.
  
  

Kwaliteit

• Kennis van de dagelijkse werkzaamheden en de omvang van het contract.
• Zorgt ervoor dat alle jaarlijkse inkooporders van onderaannemers worden opgesteld in overeenstemming met de contractuele vereisten en OP18.
• Coördinatie van onderaannemersbestanden, waarbij ervoor wordt gezorgd dat ze wettelijk voldoen aan de QHSE-vereisten.
• Zorgt ervoor dat het gebruik van voorkeursleveranciers wordt gemaximaliseerd en dat de best practice 'beter kopen' is ingevoerd.
• Feedback van leveranciersenquêtes bijwerken op MySupplier.
• Rapportage en beheer van het werkbeheersysteem.
• Gevaren en feedback van klanten registreren op het QHSE Management Portal.
• Het CAFM-systeem beheren als super-/key user op het contract, bewustzijn en vermogen om het beheer van PPM-records, reacties en rapportage te ondersteunen indien nodig.
• Managementrapportage.
• Best practices en innovatie delen
  
  

Relaties opbouwen

• Bouw en ontwikkel relaties met belangrijke zakelijke en account stakeholders, klanten en externe bureaus.
• Reageer positief op zowel onze interne als externe klanten (vaak in een matrixomgeving) door effectieve communicatie en persoonlijke toegankelijkheid/geloofwaardigheid.
  
  

Processen, procedures en rapportage

• Zorg ervoor dat het bedrijfsbeleid en de procedures consistent worden nageleefd binnen het Contract- en Contract Support Team.
• Zorg voor de nauwkeurigheid en integriteit van boekhoudkundige gegevens en financiële systemen, identificeer kansen om de systeemefficiëntie te verbeteren.
• Toon aan dat u kennis hebt van procedures en processen en zorg dat deze voldoen aan de vereiste normen.
• Zorg voor naleving en behoud van de naleving van de vereiste procedures en processen via het Contract Support Team.
  
  

Dit hebben wij jou te bieden!

• Startsalaris tussen de € 3.400 tot € 5.662,- bruto per maand (afhankelijk van kennis en ervaring)
• Laptop, iPhone en een aanvullende thuiswerkvergoeding
• Vaste pensioenregeling én optionele collectieve zorg- en woonhuisverzekeringen
• 8,33% Vakantiegeld, 25 vaste verlofdagen, tot 10 verlofdagen aan te kopen én 2 wellnessdagen bij 1 jaar niet ziek!
• 12 ADV-dagen per jaar bij een fulltime dienstverband
• Ontwikkelingsmogelijkheden middels de GWS Academy of externe opleiders.
  
  

Wat heb jij ons te bieden?

• Je beschikt over minimaal een Hbo-diploma in een financiële richting
• Aanvullend heb je 2 - 4 jaar relevante werkervaring én heb je aantoonbaar ervaring met administratie en financiële verwerking
• Kennis van ERP-systemen is een groot voordeel
• Je vindt het leuk om met verschillende systemen te werken en je bent bekwaam met Excel
• Je hebt zowel een goede Nederlandse én Engelse taalvaardigheid
  
  

Over CBRE Global Workplace Solutions (GWS)


CBRE Global Workplace Solutions is wereldwijd markleider in geïntegreerd technisch, facilitair, vastgoed- én projectmanagement. Wij laten de vastgoedportfolio en de medewerkers van onze klanten excelleren. Wij geloven namelijk dat het creëren van een optimale werkplek waarde toevoegt, zoals een hogere productiviteit en gezondere medewerkers. Met een achtergrond in techniek, facilitair management, vastgoed- of projectmanagement vind je bij Global Workplace Solutions vanzelfsprekend een inspirerende werkomgeving, waar je op het allerhoogste niveau kunt werken met grote, nationale en internationale klanten.

Interesse in deze functie als BU Lead Contract Support?


Graag Ontvangen Wij Jouw CV En Motivatiebrief Door Te Reageren Via De Apply Button. Heb Je Nog Aanvullende Vragen? Neem Contact Op Met Rutger Duivenkate Via

[email protected] of 06-20302098

Service line: GWS Segment